Zeiteinteilung mit dem Planungsmodul

Die Zeiteinteilung und –pläne für eine gesamte Praxis zu erstellen ist keine einfache Aufgabe. Wir haben den Versuch gestartet, sie ein wenig einfacher zu gestalten, mit unserem speziellen Planungsmodul. Suchen Sie einfach den Link am oberen rechten Ende Ihres PracticeDent-Bildschirms, genau über Ihrem Profilbild.

Bitte beachten Sie, dass Sie, um das Planungsmodul korrekt verwenden zu können, zuerst die Daten Ihrer Praxis einstellen sollen. Sie können das von Ihrem PracticeDent-Cockpit aus vornehmen, indem Sie im Menü zum Praxis-Symbol navigieren. Hier sollten Sie die Informationen zu Ihrem Personal und Ihrer Praxis ausfüllen – das sind die Tabs, die sich auf das Planungsmodul beziehen. Wie auch immer, wir empfehlen Ihnen alle Informationen einzutragen, um sicher zu stellen, dass alle PracticeDent-Module und Funktionen so arbeiten, wie sie sollten.

Sie sehen hier außerdem einen „Planen“-Tab. Das ist grundsätzlich das gleiche wie das Planungsmodul, nur handelt es sich hierbei lediglich um Ihren persönlichen Zeitplan, während das Planungsmodul Ihnen erlaubt, als Administrator mit den gesamten Räumlichkeiten der Praxis zu arbeiten.

OK, legen wir jetzt los mit dem Planungsmodul!

CHDE Planner Full Simple Mode

Hier sehen Sie das gesamte Planungsmodul. Es besteht aus einer Symbolleiste und einer detaillierten Jahresansicht. Die Symbolleiste – der graue Teil oben – besteht aus zwei Auswahlmöglichkeiten (hier können Sie wählen, welcher Kalender gesehen werden solle und in welcher Räumlichkeit die ausgewählte Person arbeitet), 3 voreingestellte Schaltflächen (Urlaub, Krankschreibung, Entfernen) und eine Legende (Sie sehen dort die farblich gekennzeichnete Liste Ihrer verfügbaren Einrichtungen).

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine einfache Version des Planungsmodules handelt – Sie können auf den Link neben der Jahresangabe (genau über Januar) klicken, um in den erweiterten Modus zu wechseln. Wir erklären diesen Modus weiter unten im Artikel.

Die einfache Version nimmt an, dass alle Wochentage (Wochenenden ausgeschlossen), Arbeitstage sind und verwendet die Arbeitszeiten, die Sie in den Praxis-Einstellungen festgelegt haben. Sollten Sie noch keine Arbeitszeiten festgelegt haben, geht das System von einem 8 – 17 Uhr Arbeitstag aus.

Die Buttons in der Symbolleiste funktionieren wie ein Farbpinsel – Sie wählen den gewünschten Button aus und nutzen Ihre Maus, um die Tage/Wochen/Monate „einzufärben“, die sie verändern wollen: einfach auf den Tag halten und Klicken! Sollten Sie die Schaltfläche „Urlaub“ auswählen und, zum Beispiel, aufeinanderfolgen auf 3 einzelne Tage klicken, werden diese mit grünen Streifen markiert.

CHDE Planner January Simple Mode

Zusätzlich können Sie auf eine Wochenzahl klicken, oder einen Monatsnamen, so rufen Sie das Pop-up-Fenster “Zeitplanfärber” auf, in dem Sie die einzelnen zu färbenden Tage in dieser bestimmten Woche oder Monat auswählen können

CHDE Planner Schedule Painter

Also, Klick auf Woche 8 und die Auswahl der Tage, die im Bild oben angezeigt werden (Mo-Do), führt zum folgenden Urlaubsplan:

CHDE Planner February Simple Mode

Oder, wenn Sie beispielsweise einen Praktikanten für April haben, der nur an einzelnen Wochentagen arbeiten kann, nicht an Wochenenden, aufgrund seines Uni-Plans. Dann klicken Sie April an, wählen Montag bis Freitag, klicken auf „nur vereinzelte Tage“ (die einzelnen Tage werden als Urlaub markiert) und Sie bekommen den folgenden Zeitplan:

CHDE Planner April Simple Mode

Die einfache Version erlaubt die Zuteilung einer einzelnen Person zu einem einzelnen Behandlungsraum und ermöglicht lediglich die beiden Optionen “Urlaub” und “Kranschreibung”. Der „Löschen“-Button stellt den ursprünglichen Zustand der ausgewählten Tage wieder her (auf Arbeit).

Der erweiterte Modus gibt Ihnen mehr Flexibilität. Zum Beispiel ist die Standardeinstellung (Entfernen) hier keine Zuteilung, im Gegensatz zur einfachen Version (auf Arbeit). Zusätzlich, ergänzend zu der Option der Räumlichkeiten, gibt es einen neuen Knopf „Regel hinzufügen“ – diese lässt Sie komplexere Zeitpläne erstellen, wie eine Person, die in verschiedenen Räumlichkeiten oder Praxen am gleichen Tag arbeitet.

Bei der Umstellung vom einfachen in den erweiterten Modus, bleiben die Informationen aus der einfachen Version erhalten. Urlaubstage und Krankschreibungen sind also nach wie vor zu sehen, aber alle Standardtage werden zu (nicht eingeteilt) leeren Tagen. Genauso bleiben die Einträge des erweiterten Modus erhalten, beim erneuten Wechsel, aber der Standard ist wieder „auf Arbeit“ für alle Werktage.

CHDE Planner Full Advanced Mode

Sehen wir uns den “Regeln hinzufügen”-Button einmal näher an!

CHDE Planner Add Rule

Einmal angeklickt, sehen Sie ein Pop-up-Fenster, indem Sie eine Regel definieren können. Hier können Sie einen einzelnen, ununterbrochenen Arbeitszeitraum in einer bestimmten Räumlichkeit definieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise einen Zeitplan anlegen wollen, bei dem jemand am Morgen in einer Räumlichkeit oder Praxis arbeitet und dann in einer anderen am Nachmittag. Im oberen Bild sehen Sie, dass die Regel auf 7:30 – 12:30 Uhr in „Hansen Dental 2“ festgelegt ist. Klicken Sie auf OK, können Sie diese Regel auf jeden Tag/Woche/Monat anwenden, den Sie möchten. Sie können sehen, dass die Regel bis Mai definiert wurde – beachten Sie, dass nur die Hälfte des Tages mit der für „Hansen Dental 2“ vorgesehen Farbe markiert ist.

CHDE Planner May Advanced Mode

Als Nächstes können Sie eine Regel erstellen, die definiert, dass der ausgewählte Benutzer am Nachmittag in einer weiteren Räumlichkeit arbeitet. Klicken Sie diesmal auf den „maßgeschneiderte Regel“-Knopf, der die Regel auswählt, damit wir auf das kleine Rädchen in der oberen rechten Ecke auswählen können.

CHDE Planner EditRule

Jetzt öffnet sich der Pop-up erneut, mit der Regel, die Sie vorher erstellt haben. Wählen Sie einfach die neuen Räumlichkeit und die Zeiten aus und klicken Sie auf OK.

CHDE Planner Popup Edit Rule

Wir haben hiermit eine weitere Regeln erstellt („Hanson Dental 1“, von 13:30 bis 18:30), die wir wieder auf Mai anwenden können:

CHDE Planner May 2 Advanced Mode

Bitte sehen Sie, dass die beiden Regeln sich nun visuell ergänzen. Sollte eine neue Regel eine alte überdecken, wird die alte Regel automatisch außer Kraft gesetzt und die neue angewendet. Wenn zum Beispiel der blaue Bereich eine Stunde eher startet – sagen wir um 12 Uhr, würde er den orangenen Bereich überlappen und damit würde die orangene Regel außer Kraft gesetzt werden.

Sie können natürlich alte Regeln auf Tage, Wochen und Monate anwenden, oder einzelne Daten auswählen – alles, was auch in der einfachen Version erhältlich ist.

Des Weiteren, können Sie auf das Informationszeichen in jedem Monat klicken, das Sie in der oberen linken Ecke finden. Dieses öffnet einen Überblick über den Zeitplan für den ausgewählten Monat. Wir nehmen erneut Mai:

CHDE May Detail

Wenn Sie eine kurze animierte Übersicht darüber sehen wollen, wie eine neue Regel erstellt und angewendet wird, klicken Sie auf das folgende Bild (Beachten: Die Animation läuft in Endlosschleife!)

CHDE Gif Thumb

Die Bearbeitung des Zeitplans, verändert natürlich sichtbar Ihren Kalender – Hinweise tauchen auf, Arbeitszeiten und Räumlichkeiten werden in verschiedenen Farben für den jeweiligen Nutzer angezeigt

Wenn Sie die minimierte Ansicht des Zeitplans direkt unter dem Hauptmenü ansehen, werden Ihnen neue Zeichen auffallen – farbige Streifen, die die jeweiligen Räumlichkeiten darstellen, in den jeweiligen Zeiten. Sie sehen die Räumlichkeiten links aufgeführt.

CHDE Planner Calendar Facility Stripe

Diese Zeichen werden auch in der normalen Sicht Ihres Kalenders erscheinen – unten sehen Sie die tägliche und wöchentliche Ansicht.

Tägliche Ansicht:

CHDE Planner Calendar Day View Facility Stripe

Wöchentliche Ansicht:

CHDE Planner Calendar Week View Facility Stripe

Das macht es wesentlich einfacher für Sie, neue Ereignisse im Einklang mit Ihrem Terminplan zu erstellen.

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