Organice su tiempo con el Planificador

La organización de toda una clínica no es una tarea sencilla. Hemos intentado hacerla un poco más fácil a través de nuestro módulo especial de Planificación. Solo tiene que buscar el enlace en la parte superior derecha de su pantalla de PracticeDent, justo encima de su foto de perfil.

Tenga en cuenta que para poder usar el Planificador correctamente, primero debe configurar los detalles de su Oficina central. Puede hacer esto desde el Panel de la Clínica, accediendo a Clínica Dental en el menú. Aquí debería rellenar los detalles sobre sus Empleados y su Clínica – estas son las pestañas que están relacionadas con el Planificador. Sin embargo, le aconsejamos que rellene toda la información, para asegurarse que todos los módulos y funcionalidades de PracticeDent funcionan de la manera prevista.

Aquí también verá la pestaña Planificar. Esto es, esencialmente, lo mismo que el Planificador, solo que es para uso estricto de su propio calendario personal, mientras que el Planificador permite al Administrador trabajar con la clínica al completo.

¡Ahora vamos a ver el Planificador!

ES Planner Full Simple Mode

Aquí puede observar el Planificador al completo. Consiste en una barra de tareas y una vista anual detallada. La barra de herramientas – la parte gris superior – consiste en dos selectores (aquí selecciona el calendario de qué persona ver, y en qué clínica trabaja dicha persona), 3 botones de configuración (Vacaciones, Baja Médica, Borrar), y una Leyenda (en la que puede ver una lista codificada por colores de sus clínicas disponibles).

Tenga en cuenta que este es el Modo Simple del Planificador – puede hacer clic en el enlace junto al selector del año (justo encima de Enero) para cambiar a Modo Avanzado. Repasaremos el Modo Avanzado más tarde en este artículo.

El Modo Simple asume que todos los días de la semana, excepto los fines de semana, son días laborales, y toma las horas de trabajo que usted especificó en la configuración de la Clínica. Si no ha especificado las horas de trabajo, asumirá un día laboral normal de 8AM-5PM.

Los botones en la barra de herramientas actúan como una brocha de pintura – se selecciona el botón deseado y se usa el ratón para “pintar” sobre los días/semanas/meses que desea cambiar: ¡simplemente apuntar y hacer clic! Si selecciona el botón Vacaciones y, por ejemplo, hace clic de manera consecutiva en tres días individuales, estos se marcarán con franjas verdes.

ES Planner January Simple Mode

De manera adicional, puede hacer clic en un número de semana, o en el nombre de un mes, lo que hará aparecer el Pintor de Planificación, desde el cual puede seleccionar exactamente qué días del mes o semana seleccionada quiere “pintar” con la herramienta deseada.

ES Planner Schedule Painter

Por tanto, al hacer clic en la Semana 6 y seleccionar los días mostrados en la imagen arriba (lunes-jueves), obtendremos el siguiente Calendario de vacaciones:

ES Planner February Simple Mode

O, digamos que tiene un becario durante Abril que solo puede trabajar los días impares, sin fines de semana, debido a sus actividades universitarias. Entonces puede hacer clic en Abril, seleccionar de lunes a viernes, hacer clic en “Solo fechas impares” (las fechas pares se marcarán como Vacaciones), y obtendrá el siguiente calendario:

ES Planner April Simple Mode

El  Modo Simple solo permite asignar una sola persona a una sola clínica, y solo proporciona opciones de Vacaciones y Baja Médica. El botón Borrar devuelve los días seleccionados a su estado inicial (trabajando).

El Modo Avanzado le ofrece una mayor flexibilidad. Por ejemplo, aquí el estado por defecto (Borrar) no está asignado, al contrario que el estado por defecto (día de trabajo) del Modo Simple. Además, en vez del selector de Clínica, tiene un botón nuevo – “Añadir regla” – que le permite crear calendarios más complejos, como por ejemplo una persona trabajando en diferentes clínicas durante el mismo día.

Recuerde que al cambiar de Modo Simple a Modo Avanzado se mantendrá la planificación del Modo Simple. Esto significa que se mantendrán cualesquiera días de Vacaciones o Baja Médica, pero todos los días por defecto se convertirán en días ‘despejados’ (sin asignar). De la misma forma, al cambiar del Modo Avanzado a Modo Simple se mantendrá la planificación del Modo Avanzado, pero se reemplazarán todos los días ‘despejados’ (excepto por los fines de semana) por días “de trabajo”.

ES Planner Full Advanced Mode

¡Echemos un vistazo más a fondo al botón “Añadir regla”!

ES Planner Add Rule

Una vez que hace clic en el mismo, verá una ventana emergente en la que puede definir la regla. Lo que puede hacer aquí es definir un periodo único de trabajo ininterrumpido en una única clínica. Esto es muy útil, por ejemplo, cuando necesita establecer un Calendario en el que alguien trabaja en una clínica por la mañana y en otra por la tarde. En la imagen superior, verá que la regla está dispuesta como 7:30-12:30 en “Hansen Dental 2”. Una vez hace clic en OK, puede aplicar la regla a cualquier día/semana/mes que desee. Puede ver cómo la regla ha sido aplicada a Mayo – note cómo solo se ha coloreado la primera mitad del día con el color asignado a “Hansen Dental 2”.

ES Planner May Advanced Mode

A continuación, podemos crear una regla en la que el usuario seleccionado estará trabajando en otra clínica por la tarde. Esta vez, al hacer clic en el botón de regla personalizada simplemente seleccionará la regla, por lo que tenemos que hacer clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha.

ES Planner Edit Rule

Ahora, la ventana emergente se abrirá de nuevo, con la regla previa ya definida. Solo tiene que seleccionar la clínica y las horas que desea aplicar y hacer clic en OK:

ES Planner Popup Edit Rule

Ahora que hemos creado otra regla (“Hanson Dental 1”, de 13:30 a 18:30), podemos aplicarla a Mayo de nuevo:

ES Planner May 2 Advanced Mode

Note como las 2 reglas han sido combinadas visualmente. Tenga también en cuenta que si una nueva regla se solapa con una anterior, la regla anterior se descarta y solo se aplica la nueva. Es decir, si las franjas azules empezaran a una hora más temprana – digamos a las 12:00 -, entonces estas se solaparían con las franjas naranjas, lo que significaría que las franjas naranjas se descartarían.

Por supuesto, puede aplicar reglas a días, semanas y meses, seleccionar fechas pares o impares – todo lo que puede hacer en el Modo Simple también se puede aplicar en este modo.

Además, puede hacer clic el pequeño icono de información de cada mes, localizado en la esquina superior izquierda del mes. Esto abrirá una vista general del calendario para el mes seleccionado. Volvamos a Mayo:

ES May Detail

Si quiere ver una corta visión animada sobre cómo crear y aplicar una nueva regla, haga clic en la siguiente imagen. (Nota: ¡La animación se repite una y otra vez en un bucle!)

ES Gif Thumb

Editar la planificación, naturalmente, da como resultado algunos cambios visibles en el Calendario – aparición de indicadores, mostrando en color las horas de trabajo planeadas y las clínicas para el usuario respectivo.

Si echa un vistazo a la vista deslizable del calendario bajo el menú principal, notará los nuevos indicadores – las franjas de color, representando las clínicas respectivas sobre las horas correspondientes. Puede ver la lista de clínicas a la izquierda.

ES Planner Calendar Facility Stripe

Estos indicadores también aparecerán en las vistas usuales del Calendario – más abajo puede ver las vistas diarias y semanales.

Vista diaria:

ES Planner Calendar Day View Facility Stripe

Vista semanal:

ES Planner Calendar Week View Facility Stripe

Esto hace que planificar nuevos eventos sea mucho más sencillo, de acuerdo al calendario del trabajador.

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